Dalam menjalankan roda orga-nisasi dibutuhkan suatu pedoman kerja yang baku dan standar sehingga ada panduan yang jelas dalam melasanakan setiap tugas kepengurusan. Organisasi Ansharullah Indonesia selama ini belum memiliki pedoman kerja yang baku dan standar yang dapat digunakan oleh pe-ngurus dalam mengemban tugasnya, dimana selama ini hanya bergantung kepada Dastur Asasi dan AD/ART. Kita maklumi bahwa kedua dokumen terse-but belum dapat memberikan pedoman kerja yang terstruktur dan sistematis sehingga dirasakan keragaman pola ker-ja yang berakibat pada tidak efektif dan efisiennya tugas-tugas yang dijalankan.
Berkenaan dengan hal tersebut, guna meningkatkan kinerja pengurus ansharullah, khususnya PPMA, pada tahun 2021 mulai dicanangkan suatu program untuk mengembangkan dan menerapan sistem manajemen sebagai sarana tata kelola organisasi yang baik agar pola kerja PPMA menjadi lebih baik, sistematis dan terstruktur sehingga akan lebih efektif dan efisien melalui penggunaan dokumen kerja yang baku dan standar.
Guna menunjang program ter-sebut PPMA mulai melakukan penyusunan dokumen sebagai pe-doman kerja yang standar berupa Standard Operating Procedures (SOP) sebagai panduan tertulis dengan memperhatikan kebutuhan organisasi yang mengacu kepada Dastur Asasi dan AD/ART. Dokumen SOP ini diharapkan nantinya dapat memastikan kegiatan operasional PPMA berjalan dengan terkendali, efektif dan efisien dalam pene-rapannya.
Mengingat latar belakang pe-ngurus ansharullah yang sangat be-ragam dengan usia yang relatif sudah berumur dimana memiliki sedikit kendala dalam memahami suatu tata kelola organisasi, maka penyusunan SOP ini dimulai dengan mengidentifi-kasi hal-hal apa saja yang selama ini sudah dikerjakan dan dijalankan da-lam mengemban tugas sebagai pengu-rus. Dengan kata lain para pengurus dari masing-masing kelompok (Umu-mi, Tarbiyat, Tabligh, Itsar, Maal) mulai menuliskan apa-apa saja yang selama ini dikerjakan sebagai bahan baku penyusunan SOP. Selanjutnya dibuat dalam bentuk Dtaft SOP.
Dengan digawangi oleh Ke-lompok Umumi, masing-masing ke-lompok memulai penyusun Draft SOP tersebut. SOP yang akan disusun sebanyak 42 SOP yang terbagi ber-dasarkan kelompok, sebagai berikut :
- Kelompok Umumi : 11 SOP
- Kelompok Tarbiyat : 13 SOP
- Kelompok Tabligh : 6 SOP
- Kelompok Itsar : 3 SOP
- Kelompok Maal : 9 SOP
Penyusunan SOP saat ini masih da-lam tahap review dan finalisasi dan di-harapkan sudah dapat digunakan secara resmi mulai bulan Juli 2021 yang akan datang.
Dengan telah memiliki Standard Operating Procedures (SOP) yang jelas, diharapkan pola kerja dan pelaksanaan program oleh PPMA dapat lebih ter-struktur dan sistematis yang pada gili-rannya siapapun yang mendapat ama-nah sebagai pengurus di PPMA akan dapat melaksanakan tugasnya dengan pola yang standard dan baku.
Namun demikian tentunya tidak mengurangi kreatifitas pengurus da-lam mengembangkan strategi pelak-sanaan program kerjanya, mengingat SOP yang disusun ini sangat dinamis dan dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang terjadi di masa yang akan datang.
Dengan diterapaknya sistem manajemen atau tata kelola seperti ini, nantinya Kelompok Umumi akan bertindak sebagai pengendali doku-men (document controller) untuk menjaga validitas dan konsistensi penggunaan SOP dengan selalu ter-buka menerima masukan atau saran dari tiap kelompok atau pemangku kepentingan lainnya.
Mohon dukungan dan do’a dari semua pihak demi kelancaran pro-gram ini.
Jazakumullah ahsanal jaza.
[Imam Mujib Ahmad]
